Un canal confidentiel, ouvert à toute heure
La plupart des programmes disposent d'un mécanisme de gestion des plaintes et retour d'information (MGPRI). Cependant, des contraintes pratiques telles que les délais d'attente, la disponibilité des lignes ou les difficultés d'accès peuvent parfois limiter son utilisation. Le canal de plaintes du SOLIS Bot vient compléter ces dispositifs en offrant une voie supplémentaire, simple et accessible, permettant aux personnes affectées de faire remonter des problèmes plus facilement.
Comment ça marche
Sur WhatsApp, une plainte s'envoie à n'importe quelle heure, sans file d'attente, y compris par message vocal pour les personnes qui ont des difficultés à lire. La confiance se construit dès le premier écran, et le flux l'annonce clairement :
Bonjour. Vous avez contacté le Mécanisme de gestion des plaintes et Retour d'Information de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL. Vos messages sont confidentiels et traités par notre (position de la personne). [1] J'ai une demande urgente [2] Je souhaite déposer une plainte [3] J'ai une question sur les programmes [4] Je souhaite partager un retour positif
Chaque signalement reçoit un accusé de réception, un délai de traitement annoncé, et une référence. Il est ensuite suivi de bout en bout : reçu, traité, clôturé. Rien ne se perd, tout est horodaté, et seule l'équipe protection y a accès.
Pourquoi les gens l'utilisent
Un canal de plainte ne fonctionne que si les personnes affectées croient que leur message sera lu, traité, et que cela ne leur causera aucun tort. Trois éléments construisent cette confiance : la confidentialité affichée d'entrée, le délai de réponse annoncé et la discrétion d'un message envoyé depuis son propre téléphone, sans passer devant un guichet ni faire la queue.
En pratique
Un canal qui rivalise avec la hotline. Au Liban, le MGRPI du SOLIS Bot de CARE a traité 185 plaintes en un seul mois, soit les deux tiers du volume de la hotline traditionnelle, en grande partie de la part de personnes qui n'auraient jamais appelé. Pendant l'escalade de 2024, il a été, selon les mots de CARE, « particulièrement utilisé par les plus jeunes et les personnes à faible crédit téléphonique », avec plus de 7 000 entrées traitées.
Un canal qui s'installe dans la durée. Chez Nabad for Development, une fois la confiance établie, le bot traite en moyenne 200 retours par mois, aux côtés des boîtes à plaintes physiques et de la hotline.
Ce que ça change
Le mécanisme s'intègre à vos procédures de redevabilité existantes, MGPRI et PSEA, et complète vos canaux actuels sans les remplacer. Vous documentez votre boucle de redevabilité avec des données réelles, horodatées et traçables, plutôt qu'avec des estimations. Et surtout, vous entendez des voix qui, autrement, seraient restées silencieuses.
Pour un canal auquel on se confie
- Affichez toujours un message de confidentialité explicite en ouverture du flux. Ce message peut rassurer les personnes à parler.
- Annoncez un délai de traitement et tenez-le. Une promesse non tenue détruit la confiance plus sûrement qu'une absence de réponse.
- Gardez le canal humain. Le bot structure et trace, mais chaque plainte est traitée par une personne. La technologie organise la réponse, elle ne la remplace pas.